Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền
hàng, thuế suất... trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi
trong nghề kế toán.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xử lý các trường hợp sai sót
đó theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch
chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.
- Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp
đồng hay đơn đặt hàng (nếu có) ... cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho
khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển
hóa đơn.
(Chú ý: Vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải
làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé - Theo Khoản 1 Điều 20 của Thông tư
39/2014/TT-BTC)
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê
khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn
đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên
chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
(Chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa
nhé).
(Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo
các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm
biên bản thu hồi))
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế
toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm
tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị
để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì
dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra
hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử
lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai
sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản
ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn
điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế
suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số
lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê
khai thuế)
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và
người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa
- dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên
hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng
trước giá trị.
Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng
đã hướng dẫn về luật thuế hướng dẫ về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp
đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế: Kế toán cần lưu ý:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người
mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và
không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông tư
26/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư
39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải
lập cả hóa đơn điều chỉnh.
TH2: Hóa đơn viết sai MST mà đã kê khai thuế
Tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC nhấn
mạnh "Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người
bán"
- Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn
viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập
biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho
người mua.
- Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn
cần chú ý như sau:
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: "Tên hàng hóa, dịch vụ" các bạn
ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số .... ký hiệu... ngày…
tháng.... năm…
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.